Переход на электронные трудовые книжки. Интервью с начальником ООПФР по Докузпаринскому району Джафером Теминдаровым

- Джафер Теминдарович, зачем нужна электронная трудовая книжка?

- В середине декабря прошлого года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

При переходе на электронный формат, это даст единую базу данных, где будет содержаться сведения обо всей трудовой деятельности любого работающего россиянина. При этом система станет понятной и прозрачной и убережет данные от потери. В свою очередь для работника, так и для работодателя упроститься доступ к необходимым сведениям.

Перед традиционной бумажной версией такой формат обладает рядом преимуществ. Такую (электронную) книжку невозможно потерять и на сервере будут храниться сведения, где к ним могут, получит доступ в онлайн-режиме работник или работодатель. Помимо этого, с работодателя снимается необходимость приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

С 1 января для новых сотрудников работодатели не смогут оформлять привычный бумажный формуляр. А те работники, у которых уже ведется трудовая книжка бумажного образца, то они могут сохранить ее. Без исключения кадровая служба должна вести сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде и подавать их в Пенсионный фонд в виде отчета СЗВ-ТД.

В случае выбора работником электронного формата хранения сведений, согласно ст. 66.1 ТК РФ кадровая служба организации выдаст им бумажные трудовые книжки на руки.

- О внесенных изменениях кого следует уведомить?

- Без каких либо исключений согласно Закону №439-ФЗ необходимо известить всех работников. Уведомления направляются не только тем, кто на работе, но и тем, кто находиться в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Кроме того надомники, временные, сезонные, сотрудники и другие являются адресатами уведомления. Работники всех подразделений, представительств и филиалов должны быть извещены.

- Расскажите, пожалуйста, как и в какой срок необходимо отправлять уведомления?

- Согласно 4 п. 1 ст. 2 Закона №439-ФЗ уведомления нужно разослать не позднее 30 июня 2020 года. Уведомление можно вручить лично в руки работника или направить по почте с описью вложения.

Если же человек ранее написал заявление о сохранении бумажного варианта трудовой книжки, и после этого в срок до 30 июня 2020 года сменил место работы, то у него сохраняется возможность изменить свой выбор. Поэтому новый работодатель тоже должен направить ему уведомление.

- Если работодатель, по какой-то причине или просто не уведомил работника до установленного срока, что же тогда будет?

- По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ при невыполнении обязанности по уведомлению сотрудников об изменениях в трудовом законодательстве и о возможности отказа от ведения трудовой книжки на бумажном носителе, для работодателя это обернется штрафом. Для индивидуального предпринимателя размер санкции составляет от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, а для организации – от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

- Интересно, а какие сведения будут внесены в электронную трудовую книжку и внесут ли туда всю информацию о трудовом пути работника?

- Сведения, которые вносятся в бумажную версию трудовой книжки, будут внесены и в электронные книжки. Такие как, ФИО работника; место работы; должность (профессия, специальность); период работы; квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации); даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу; основания увольнения.

Сведения подаются в отношении тех работников, с которыми произошли кадровые мероприятия: прием, увольнение и перевод на другую работу, а также при написании заявления о выборе формата трудовой книжки.

- Вся страна переходит на электронные трудовые книжки и это неизбежно, однако возникает справедливый вопрос, что же будет с бумажными трудовыми?

- Сотрудники, работающие до конца 2020 года, имеют право выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную форму.

В случае выбора сотрудником бумажной трудовой книжки, сведения о его трудовой деятельности работодатель по любому обязан вести в электронном виде и передавать их в ПФР. Отказаться от бумажной трудовой книжки работники могут когда угодно, им надо всего лишь написать заявление об отказе. Но если он сразу выбрал электронную трудовую книжку, то вернуться к старой форме уже не сможет.

Бумажных трудовых книжек не будет для тех, кто заключил первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года.

- Могут ли сотрудники получат информацию о своем трудовом пути и как это возможно?

- Естественно могут получать. Они смогут это сделать тремя путями. Для этого работник может обратиться в организацию по последнему месту работы. С момента подачи заявления об увольнении или в день расторжения трудовых отношений работодатель в течение трех дней должен выдать сведения о трудовой деятельности в форме справки СТД-Р в бумажном или электронном виде, заверив ее должным образом. При этом в справке будут лишь те сведения, которые относятся к работе в этой организации.

Можно также заказать в личном кабинете Пенсионного фонда России. Отделение ПФР может выдать распечатанный бланк или отправит файл, подписанный усиленной электронной подписью. Или же работник может взять необходимые сведения через портал Госуслуги в электронном виде или в бумажном формате в МФЦ.

- В связи с введением в России электронных трудовых книжек полностью пересмотрена система предоставления от работодателя своим сотрудникам сведений об их трудовой деятельности. В связи с тем с 2020 года Минтрудом утверждена новая форма справки СТД-Р. Хотелось бы узнать, что такое справка СТД-Р?

- Вы правы на самом деле Минтруда РФ в текущем году утвердил форму СТД-Р под названием «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем». С 1 января 2020 года работодатели обязаны выдавать новую форму справки по запросу сотрудника и всем увольняющимся.

По форме справка похожа на отчет СЗВ-ТД с той разницей, что работодатель вносит в нее данные за все время, когда сотрудник у него работал, а не только за отчетный период.

- Джафер Теминдарович, напоследок расскажите, пожалуйста, в чем польза от внедрения электронных трудовых книжек?

- В практике встречаются случаи массовой утраты документов вследствие пожара, кражи сейфа. В свою очередь процесс восстановления данных всегда сложный и трудоемкий. По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. В электронных книжках легко исправить ошибки и, конечно же, все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам.